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《秘书工作手记:办公室老江湖的职场心法》第四章 笔杆子万岁!——如何写好公文 一、帮领导写好公文,我们自己能得到什么

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石头之前写过好几篇怎么写好公文的小文章,不断有朋友问石头:我天天给领导写稿子,写出来从来也不署我的名,干着干着就没意思了,你说我图个啥呢?是啊,写稿子,除了是你的本职工作,写得好与不好除了有工作评价上的意义,到底还有什么意义?我们写好稿子,到底能得到什么?

这似乎是一个敏感的问题,工作不尽心尽力、鞠躬尽瘁、追求奉献、燃烧自己,还好意思讲什么回报、提什么条件!?太大逆不道了!但另一方面,这又是一个极其现实的问题,是提高工作认识的一个重要话题,如果只是为了完成工作,大部分人都会在字斟句酌的推敲中消磨掉自己的热情,石头觉得,你或许可以时不时给自己打这么几针鸡血。

第一,学习领导为人之道

给领导写稿子,看似是文字上的能力、纸面上的功夫,但要写的符合要求,可堪一用,不能不符合领导独特的为人处世之道,该怎么对待上级、怎么对待同僚、怎么对待部下,从稿子中其实都可窥知一二。

一次,石头帮领导起草某次春节后单位全体员工大会的主持词,这当然是最简单的活计之一,开头同志们辛苦了,中间请某某、某某发言,最后同志们好好干,总归逃不出这样的套路,所以石头写起来一气呵成、一蹴而就。

拿给领导后,领导却并不买账,问石头:你不觉得有很重要的事没提吗?石头反复端详稿子,毫无线索,很全了呀!该写的都写到了呀!领导点拨:刚过完春节,马上就要元宵了,不要给大家拜年吗?石头这才恍然大悟,哦,太应该了!可以想象,台下聆听指示的部下,听到领导及时的拜年,心中极有可能暖流澎湃。

时刻关注下属的感受,非常注意拉近和部下之间的距离,塑造和蔼可亲的形象。这就是石头从那篇小小的主持词中学到的为人之道。

第二,学习领导怎么推进工作

公文并不都是花拳绣腿,并不都是文山会海的产品,相当部分公文是针对具体问题的,是冲着解决问题去的,帮领导写这种公文,很大程度上就是在学习领导推进工作的思路和方法。

比如,单位想新建一幢办公楼,得上级部门批准,写公文吧,把单位的困难说清楚,再不盖房子我们就只能去大街上办公了!批准了,写公文吧,把对办公楼建设的设想、方案、困难、需要支持的事项,都汇报汇报。正建着呢,写公文吧,说说如何周密的组织实施,如何紧锣密鼓万无一失。建好了,还要写公文,请上级部门来剪剪彩讲讲话,看看雄伟的建筑,感受下巨变的面貌。

这么一步一步的,事办成了,每一个关键的节点都在公文中留下了痕迹,这就是推进工作的节奏和办法呀!盖房子是个相对规范和程式化的事,还有更多模棱两可的工作,要钱啦,要人啦,要政策啦,协调关系啦,更离不开公文的推动,所以,来往的公文,清晰地反映了工作推进的脉络,这也是值得我们在处理公文的过程中理解和体会的。

第三,学习领导怎么考虑斟酌问题

同样一个领导的讲话,上午讲和下午讲是不同的、冬天讲和夏天讲是不同的、开幕式上讲和闭幕式上讲更是不同的。领导在事前、事中、事后分别要讲的话,如果顺序弄颠倒了,实际效果就有很大不同。事前应说的话拿到事后来讲,别人肯定会说你是马后炮;事后应说的话若放在事前说,人家肯定会说你是瞎指挥。

听众的身份、职务以及文化层次、理解能力等不同,对领导讲话的要求也就有所不同。给本单位的群众讲和给外单位的群众讲是不同的,给大学生讲和农民工讲更是不同的。

如果听众的职务、文化层次不是很高,讲话稿就要尽量通俗一些,多谈一些他们身边的人和事,多讲一些深入浅出的道理,多关注一些他们关心的问题,切忌引经据典、咬文嚼字,或夸夸其谈、空唱高调。相反,如果听众各方面层次都比较高,讲话稿就要思想深刻、观点新颖、论据充分,讲究表达艺术。

你在写公文的过程中,根据实际需要和确切场合处理这些关系,摆布增删文字、内容的过程,其实就是在模拟领导在环境中应变、考虑斟酌处理各种问题的过程,这既是极高的智慧,也是我们自己今后走上领导岗位必需的素质。你要站在领导的位置上确定主题,谋篇布局,提升思想,提炼观点,组织文字,形成语言。久而久之,你就具备了领导水平。

第四,获得发光发亮的机会

年轻人大都做的是幕后工作,难得有抛头露脸的机会,尤其是在大会上发言或者当众讲话,一般员工类似这样的机会并不多。纵然你文韬武略,看问题鞭辟入里,堪称当代的卧龙凤雏,但其实展示的场合是不多的,没人听你扯,再有见识也只能回去教孩子识字。

写公文无疑给了你机会,书面表达可以突破时空的限制、层级的限制,假如你有你独到的想法,深刻的见解,远见的预判,通过公文的交流,确实有可能被更多的人所了解。

一不小心被领导采纳,成了决策,不但无形之中对社会发展做出了贡献,说不定还会被上级部门、各级领导所赏识,得到一个发展的机会。这说明,写公文,也是别人认识你、了解你的一个重要途径。

第五,接触大量的、第一手的信息资源

信息就是资源,乃至是财富,对这一点,石头相信大家不会有什么异议。信息社会的最大特点,便是信息与能源、原材料一样,成为一种资源,可以开发利用。而办公室无疑是最大的信息来源地和集散地。

这是因为,办公室承担了综合管理的责任,享有获得各类信息的特权和便利,通过对信息的综合分析、科学判断、合理利用,来调控、管理、服务。信息的处理和运用,主要是通过文字表达来实现的,在作为社会管理体系一个个细胞的单位办公室里,则是通过公文来实现的。

很多时候,因为写公文,你要搜集大量的资料,也有条件接触到第一手甚至是机密的材料,有些事情你比别人知道得多,知道得早,这是客客观观存在的现象。

这种先知和多知,再加上对大量信息的接触和综合,也确确实实是一种优势,即使不能拿来寻租,拿来撩妹,是不是也显得比别人高端大气上档次一些呢?